Assistant(e) de gestion

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Les missions du poste

 

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur, l’assistant(e) de gestion assure le suivi des dossiers administratifs et financiers de la RNN de la plaine des Maures et contribue à la production des rapports d’activités et des bilans financiers. Il/elle a en charge l’accueil et le secrétariat de la Réserve et des réunions spécifiques à son organisation (bureau de direction et comité consultatif, etc.). Il/elle accompagne le directeur et la conservatrice dans le suivi des dossiers relatifs aux ressources humaines. Il/elle assure l’accueil des locaux professionnels de l’équipe de la RNN (hors grand public). Il/elle accompagne l’équipe de la RNN dans la gestion des différents matériels (bureautique, technique, équipements) et en assure le suivi.

 

ACTIVITES PRINCIPALES

 

Assure le suivi des dossiers administratifs et financiers de la RNN (en lien étroit avec la RAF de la SNPN) :
–         Assure le suivi des dossiers administratifs et financiers

–         Etablit les tableaux de reporting liés aux différents financements publics et privés

–         Gère le suivi des demandes de subventions, versements d’acomptes, comptes-rendus financiers

–         Aide au suivi des dépenses et des règles de gestion spécifiques à chaque type de financement

–         Centralise et transmet les documents administratifs et financiers à la RAF du siège de la SNPN et/ou au cabinet d’expertise comptable ORCOM

–         Suit les contrats prestataires, commandes et réservations

–         Classe et archive les dossiers papiers et organise l’archivage numérique

 

Secrétariat de la RNN :
–         Assure le secrétariat des instances réglementaires (comité consultatif de gestion, bureau de direction etc.) et leur logistique d’organisation (réservation de salles, envoi des invitations, comptes-rendus etc.)

–          Assure la gestion du courrier

 

Suivi des dossiers RH :
–         Suit les frais de déplacement (centralisation, transmission à la direction, classement)

–         Suit le plan de formation des agents

–          Veille au respect des normes et obligations légales (affichage obligatoire, assurances, DUERP, registre de sécurité…)

–          Collecte et vérifie les fiches temps et les fiches auto-déclaratives mensuelles des salariés de la RNN avant de les transmettre, à chaque début de mois et après validation du directeur, à la RAF de la SNPN.

–          Etablit les variables de paies et les transmet, à chaque milieu de mois et après validation du directeur, à la RAF de la SNPN.

 

Accueil et communication :
–         Assure l’accueil téléphonique

–         Assure l’accueil physique dans les locaux professionnels de la RNN

–         Tient à jour un annuaire des contacts de la RNN

–         Tient à jour les calendriers de la RNN

–          Participe à l’organisation d’événements ponctuels (expositions, stands, animations…)

 

Suivi et gestion du matériel :
–         Gère l’inventaire du matériel (fournitures consommables, équipement, véhicules…)

–         Assure les alertes et relais d’information sur les échéances d’achats, révision, réparation et assurances

 

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES

 

Générales
–         Expérience confirmée d’assistant.e de gestion dans les domaines cités

–         Rigueur, sens de l’organisation, polyvalence, adaptabilité, à l’écoute des besoins et en accompagnement des équipes et de la gouvernance

 

Capacités
–          Capacité de mise en forme et de présentation des dossiers

–         Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Power-Point), de comptabilité et intranet/internet

–          Capacités à classer et archiver des documents et des informations

–         Maîtrise de l’orthographe, syntaxe, règles de grammaire

–         Capacité de travail en équipe

–         Capacités relationnelles avec le public

–         Capacité de respect des règles de confidentialité

 

Parcours / formation
–         Niveau Bac+2/+5 dans les domaines concernés (secrétariat, gestion administrative, assistanat comptabilité)

 

MODALITES

 

–          Catégorie F (convention collective ECLAT), 35h/semaine

–          Rémunération en fonction de l’expérience

–          Contrat à durée indéterminée, période d’essai de 2 mois (qui pourra être renouvelée une fois)

–          Chèque restaurant (pris en charge à 60 %)

–          Mutuelle employeur (prise en charge à 100%)

–          Poste basé aux Mayons (Var)

–          Date de prise de poste souhaitée au plus tôt

–         Supervision par le Directeur de la RNN et relation fonctionnelle avec la Responsable administrative et financière du siège de l’association à Paris

–         L’intervention de l’agent peut être nécessaire dans le cadre de l’organisation d’événements ponctuels et le cas échéant, des déplacements et élargissements des horaires peuvent être ponctuellement requis

 

Seront prises en compte UNIQUEMENT les candidatures complètes (CV et lettre de motivation à minima, recommandations le cas échéant) et envoyées par mail jusqu’au 30 avril 2024 inclus à l’adresse :

recrutement-plainedesmaures@snpn.fr