Secrétaire / Assistant(e) administratif(ve)

Mise en ligne : 
09/10/2020
Type d'offre : 
Emploi
Type de contrat : 
CDD
Date limite de dépôt de candidature : 
09/11/2020
Lieu du poste : 
SAINT-REMEZE
Département : 
Ardèche
Recruteur : 
Organisme Gestionnaire
Résumé : 
Le Syndicat Mixte de Gestion des Gorges de l’Ardèche (SGGA) est constitué de 16 communes ardéchoises et gardoises et des Départements de l’Ardèche et du Gard. Le SGGA a comme objectifs de favoriser la conservation du patrimoine naturel et culturel, maitriser la fréquentation, entretenir les infrastructures d’accueil et de découverte dans un souci d’équilibre entre protection et développement du territoire. Il conduit des missions de préservation, de gestion et de mise en valeur des espaces naturels protégés (la Réserve naturelle nationale des Gorges de l’Ardèche, les sites Natura 2000, le site classé du Pont d’Arc, l’Espace Naturel Sensible des Gorges de l’Ardèche) et est l’animateur d’une démarche Grand Site de France. Pour mener à bien ces différentes missions, l’équipe compte 18 agents permanents, auxquels s’ajoutent des agents saisonniers en période estivale. L’équipe est organisée en 3 pôles : - Pôle scientifique en charge des missions de protection et de gestion des milieux naturels, - Pôle animation/communication en charge des missions d’information et de sensibilisation des différents publics à la préservation des milieux naturels et aux activités du syndicat, - Pôle technique en charge de la gestion des bivouacs et des sentiers de découverte. 3 agents administratifs complètent l’équipe du SGGA : une responsable administrative et financière, une secrétaire et une régisseuse bivouacs.
Description du poste : 

Placé(e) sous l’autorité de la Directrice du syndicat et en étroite collaboration avec l’ensemble des pôles, le(la) Secrétaire / Assistante(e) administratif(ve) assure l’accueil téléphonique et physique, le secrétariat et assiste la direction ainsi que la responsable administrative et financière.
Activités

  1. Accueil et secrétariat général :
  • Assure l’accueil téléphonique et physique
  • Traite le courrier postal (enregistrement, mise sous plis, affranchissement, répartition dans les services) et les mails
  • Effectue diverses tâches de secrétariat (saisie de courriers, mise à jour de fichiers, reprographie, etc.)
  • Suit les agendas et les plannings
  • Assure la préparation logistique des réunions et des manifestations organisées par le syndicat
  • Gère les envois de convocations à diverses instances (Comités syndicaux, Comités de pilotage Natura 2000, Conseils scientifiques, etc.)
  • Prend des notes et rédige des comptes-rendus (réunions d’équipe, Comités syndicaux, etc.)
  • Gère les stocks de fournitures de bureau et de produits d’entretien
  • Passe des petites commandes de fournitures et de matériels
  • Assure le tri, le classement et l’archivage
  • Gère les moyens techniques et logistiques (machine à affranchir, photocopieur, véhicules, téléphonie, etc.)
  • Contribue à la circulation de l’information au sein de l’équipe du SGGA et auprès des principaux partenaires
  1. Assistance administrative et financière :
  • Secrétariat de direction (prise de rendez-vous, saisie de courriers, etc.)
  • Appui à la Directrice du syndicat dans la préparation et la mise en œuvre des réunions du Comité syndical (convocations, saisie des projets de délibérations et arrêtés, télétransmission des actes au contrôle de légalité, tenue des registres, etc.)
  • En lien avec la Responsable administrative et financière, appui à la gestion administrative du personnel (suivi des heures de travail des agents et des absences, etc.) et à la saisie comptable (ordonnancement des titres et des mandats)
  1. Autres activités :
  • Suivi des demandes de « remontées bateaux » en saison estivale
  • Soutien au fonctionnement des bivouacs en saison estivale si besoin
  • Participation à la vie de la structure et aux actions communes de l’équipe

Profil recherché

  1. Savoirs :
  • Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’un syndicat mixte
  • Connaissances administratives et financières de base (statut de la fonction publique, rédaction des actes administratifs, comptabilité publique)
  • Capacités rédactionnelles et bonne élocution
  • Maîtrise des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
  1. Savoir-faire :
  • Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Pack office)
  • Techniques de secrétariat
  • Techniques de classement et d’archivage
  • Connaissance des logiciels de paie et de comptabilité (connaissance des logiciels Berger-Levrault appréciée)
  1. Savoir-être :
  • Qualités relationnelles, attitude souriante, chaleureuse et polie
  • Rigueur, organisation, adaptabilité et polyvalence
  • Sens du service public et de l’accueil du public
  • Discrétion et confidentialité
  • Ecoute, sens du dialogue et de la transmission, diplomatie, travail en équipe
  1. Formation :

Formation souhaitée dans le domaine de la gestion administrative et expérience sur un poste d’accueil dans la fonction publique
Conditions de travail
Poste à temps complet sur la base de 35h hebdomadaires
Recrutement par voie statutaire ou à défaut contractuelle
Rémunération basée sur la grille indiciaire du cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C) selon ancienneté et expériences
Poste basé à Saint-Remèze
Permis B
Disponibilité ponctuelle en soirée (Comités syndicaux) et le week-end et la nuit en saison estivale (bivouacs)
Calendrier
Date de publication : vendredi 9 octobre 2020
Date limite de dépôt des candidatures : lundi 9 novembre 2020 à 17h
Jury : mi-novembre (date à fixer)
Prise de poste souhaitée au plus tard le 04 janvier 2021

Coordonnées : 
Candidature (lettre de motivation et CV) à adresser à : Monsieur Pascal BONNETAIN, Président du Syndicat de Gestion des Gorges de l’Ardèche Par courrier : SGGA, 17 place du couvent 07700 SAINT-REMEZE Ou par mail : c.lalauze@gorgesdelardeche.fr Pour toute information complémentaire, vous pouvez joindre par mail Camille LALAUZE, Responsable administrative et financière : c.lalauze@gorgesdelardeche.fr

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