Responsable administratif(ve) et financier(e)

Le (la) Responsable administratif et financier est garant de la bonne gestion administrative et financière de l’association. Il (elle) contrôle la bonne exécution de la stratégie et des procédures définies avec la direction générale et coordonne les services dont il (elle) a la charge. Il (elle) produit et supervise les états financiers de l’association, l’application des normes comptables, en relation avec les tiers. Veillant à la fiabilité des données recueillies, il (elle) participe au développement des outils décisionnels destinés au management.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

Gestion budgétaire :

• Participe à l’élaboration du budget et assure le suivi et le contrôle de son exécution
• Elabore les documents budgétaires (budget de fonctionnement et budget d’investissement),
• Etablit un budget de trésorerie, pour s’assurer de la pérennité et la capacité financière.

Gestion comptable et financière :

• Assure l’engagement et le suivi des dépenses/recettes avec les responsables de programmes,
• Contrôle les bilans financiers sur les actions,

• Organise la validation des pièces justificatives et les imputations comptable et analytique des factures fournisseurs et des notes de frais des salariés,
• Supervise l’enregistrement des écritures correspondantes sur le logiciel comptable selon la procédure de comptabilité analytique fixée par la direction,
• Enregistre les recettes des subventions et aides accordées,
• Valide les écritures de ventes et de règlements liés à la facturation clients (émissions de numéros de devis pour les prestations),
• Passe les écritures d’inventaire de fin d’exercice et établit le bilan annuel ainsi que le compte de résultat avec l’appui de l’expert-comptable,
• Assure l’interface avec les partenaires externes de l’association (commissaire aux comptes, banques, organismes sociaux, assurances...),
• Assure le suivi des déclarations fiscales,
• Assure l’archivage, la sauvegarde et le classement des documents budgétaires et comptables.

Suivre et contrôler la trésorerie :

• Assure avec son équipe le suivi et l’enregistrement des opérations bancaires,
• Gère les règlements clients et enregistre les paiements relatifs aux subventions obtenues,
• Réalise les rapprochements bancaires,
• Prépare les paiements des salaires en lien avec la responsable RH
• Prépare les documents pour signature de mise en paiement (paiement fournisseurs, prestataires, bénévoles, salariés),
• Valide les fichiers de virements sur les sites Internet des banques,
• Suit régulièrement la situation de la trésorerie, analyse les écarts constatés par rapport aux prévisions,
• Suit l’évolution du besoin en fonds de roulement (notamment en fonction de l’avancement de facturation et du recouvrement des créances),
• Définit et suit la politique de crédit en collaboration avec la direction et le conseil d’administration,
• Prépare les négociations des conditions bancaires et des demandes de financement.

Gestion administrative

• Aide les équipes à établir les budgets des actions et les bilans financiers sur les actions,
• Apporte un éclairage budgétaire lors de réunions techniques,
• Gère les relations avec les fournisseurs,
• Suit le crédit client et les retards de paiement,
• Participe à la veille juridique et informative RH & droit associatif,
• Met en œuvre les procédures de contrôle de gestion,
• Supervise le suivi et l'archivage des factures et des pièces comptables et la production des documents comptables,
• Assure le suivi de la production des documents comptables en lien avec le trésorier.

Gestion du personnel

• Encadre et coordonne le pôle comptabilité/finances
• Paramètre les logiciels de comptabilité,
• Valide les paies et les versements des charges,

Droit des affaires, fiscalité

• Contrôle les engagements juridiques de l'entreprise (assurances, sous-traitance, …) en centralisant et donnant à la validation de la direction l'ensemble des contrats établis,
• Veille au respect de la législation, assurer une veille juridique, conventionnelle,
• Etablit la liasse fiscale annuelle au titre de l’impôt sur les sociétés (sectorisation fiscale) avec l’appui de l’expert-comptable,
• Effectue les formalités de dépôt des comptes,
• Supervise le règlement des contentieux.

Peut être amené à :

• Coordonner et superviser le travail d’autres salariés dans le cadre d’arrêtés comptables périodiques,
• Préparer les éléments pour l’analyse de contrôle de gestion (indicateurs d’analyse, données), nécessaires au suivi des activités et au reporting à la direction.
• Mettre en place des outils de gestion visant à réduire les coûts des services généraux.

• Conduire des processus de migrations comptables (interfaces avec les autres SI),
• Participer à l’organisation des conseils d'administration, des assemblées générales dans le respect des obligations légales.

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances :

• Fonctionnement du domaine associatif

• Règles comptables générales (nomenclature, imputation, saisie)
• Instances, processus et circuits décisionnels d’attribution budgétaire (Europe, Etat, collectivités territoriales et locales)
• Principes et procédures d'élaboration et d'exécution budgétaire
• Fiscalité et opérations comptables spécifiques aux associations
• Droit (finances publiques, marchés publics)
• Législation et droit du travail (paie)
• Techniques de paie
• Comptabilité analytique
• Outils bureautiques
• Outils de gestion

• Ingénierie financière
• Contexte législatif et réglementaire des politiques de protection de la nature
• Techniques de management décisionnel (au niveau stratégie, humain, communication, organisation)
• Outils de planification et d’évaluation
• Management

Savoir-faire :

• Intérêt pour la protection de la nature et pour le monde associatif
• Elaborer un budget prévisionnel 
• Hiérarchisation des échéances 
• Mise en place et contrôle de procédures 
• Outils, logiciels de gestion comptable 
• Aisance rédactionnelle et relationnelle
• Maîtrise des outils bureautiques  

• Maitrise des normes comptables françaises.
• Connaissance de la règlementation : LSF, SEPA,
• Connaissance de la fiscalité française
• Connaissances en finance, comptabilité, droit (social, des affaires), fiscalité, audit, contrôle de gestion
• Management transversal et hiérarchique des équipes.

Savoir-être :

• Pragmatisme.
• Capacité à dialoguer et négocier avec tous les services et avec les fournisseurs
• Grandes capacités d'organisation, d’adaptation et de réactivité
• Capacité à anticiper les conséquences économiques et financières des activités quotidiennes
• Disponibilité, grande capacité de travail : savoir résoudre les problèmes quotidiens, suivre l'évolution des dossiers en cours, gérer les dossiers conjoncturels
• Organisation, rigueur.
• Esprit critique et de synthèse : restitution des données brutes, financières ou qualitatives, pour aider à la prise de décision des dirigeants
• Résistance au stress : respect des délais imposés par l’administration fiscale et la direction, capacité à récupérer des données en temps voulu
• Capacité à être polyvalent